Ordnung im Kopf I Getting Things Done – Teil 3

Für die Umsetzung der GTD-Methode können Sie folgende Hilfsmittel
einsetzen:

1. Ein Archiv in alphabetischer Reihenfolge

Bauen Sie sich ein Materialarchiv mit einer simplen Sortierung von A bis Z auf. Hier können Sie sich ein Themenback-up mit Materialien schaffen, die zu einem späteren Zeitpunkt interessant sein könnten, aber aktuell keinem aktiven Projekt zugeordnet werden können. Sicherlich kennen Sie Situationen, in denen Sie von Mitgliedern aus Ihrem Team auf Problemstellungen angesprochen werden, zu denen Sie in der Vergangenheit etwas Spannendes recherchiert oder gelesen haben. Ihr Umfeld freut sich über diesen Input, den Sie bis dahin im Archiv sammeln. Damit das Archiv nicht zu umfangreich wird, sorgen Sie in regelmäßigen Abständen, beispielsweise zweimal pro Jahr, dafür, dass Themen, die nicht mehr aktuell sind, aussortiert werden. So behalten Sie auch hier den Überblick.

2. Ein Materialspeicher für alle laufenden Projekte

Legen Sie für jedes Ihrer Projekte einen Materialspeicher an, indem Sie alle relevanten Unterlagen zu einem Projekt sammeln. Auf diese Weise haben Sie ein Maximum an Transparenz und es fällt Ihnen leicht Dinge nachzuschauen, Informationen mit anderen Teammitgliedern zu teilen und den Projektverlauf auch im Nachhinein nachzuvollziehen.

3. Eine Liste mit den laufenden Projekten

Eine Liste mit den laufenden Projekten spiegelt die horizontale Dimension der GTD-Methode wider und gibt Ihnen die Sicherheit zu jeder Zeit alle Projekte, an denen Sie beteiligt sind, zu überblicken.

4. Eine Liste mit den nächsten Schritten

Die vertikale Dimension wird in der Liste der nächsten Schritte abgebildet. Um handlungsfähig und umsetzungsstark zu sein und zu bleiben, ist es notwendig für jedes Projekt den jeweils nächsten Schritt zu erfassen. Wichtig ist die zeitliche Komponente. Schreiben Sie auf bis wann der nächste Schritt erledigt sein sollte. Der nächste Schritt kann eine konkrete Handlung Ihrerseits sein oder auch darin bestehen eine nächste Aktion eines Projektbeteiligten abzuwarten. Behalten Sie alles im Blick und halten Sie die Liste unbedingt aktuell.

5. Eine Inbox

Ihre Inbox ist Ihr persönlicher Posteingang. Er kann in rein digitaler, in physischer Form oder als Kombination aus beidem eingerichtet werden. Alle Anfragen, die an Sie gestellt werden, landen zunächst an dieser Stelle und warten darauf von Ihnen weiterbearbeitet und in die nachfolgenden Systeme verteilt zu werden. Definieren Sie für sich, welche Formen des Posteingangs Sie zulassen. Eine rein digitale Inbox, wie ein Mailposteingang und ein digitales Notizbuch sind genauso denkbar, wie ein Mailposteingang kombiniert mit einer Ablage und / oder einem physischen Notizbuch. Wichtig ist nur, dass Sie Ihre eingesetzten Medien zu jeder Zeit überblicken und regelmäßig auf neue Eingänge überprüfen.

6. Ein Terminkalender

Ihr Terminkalender ist Dreh- und Angelpunkt Ihrer “Vergessenshilfe” nach GTD. Nur wenn Sie an dieser Stelle alle relevanten Termine und Deadlines vermerken, gelingt es Ihnen Ihr Gedächtnis langfristig zu entlasten. Dazu sollten Sie sicherstellen, dass Sie von überall aus Zugriff auf den Kalender haben, um zu jeder Zeit Einträge oder Änderungen verwalten zu können.

7.  Die magischen 43 Ordner

Setzen Sie zusätzlich auf das 43 Ordnersystem, kann dies der Motor für Ihr Arbeiten nach GTD werden. Grundgedanke des Systems ist, dass Sie zwölf Ordner für zwölf Monate und einunddreißig weitere Ordner für jeden Tag des Monats anlegen.
Die Tagesordner nutzen Sie dazu, um an alle tagesrelevanten Dinge erinnert zu werden. Am Tagesbeginn entleeren Sie diesen Ordner und sortieren ihn dann wieder in das System ein, um ihn für den betreffenden Tag im nächsten Monat erneut zu nutzen. Auch diesem System kann nur funktionieren, wenn Sie es aktiv und konsequent einsetzen.

Finden Sie Ihren Weg für eine gute Umsetzung!

An allen Stellen verlangt es für die Ausgestaltung der Hilfsmittel nach Ihrer persönlichen Kreativität. Testen Sie aus, was für Sie funktioniert. Egal ob es ein klassisches Papiersystem in Form einer hängenden Registratur oder ein papierloses Ordnersystem auf Ihrem Desktop ist.
Stellen Sie nicht den Anspruch an sich selbst alles von einem auf den anderen Tag umzukrempeln. Beginnen Sie schrittweise mit der Anwendung der GTD-Methode. Ein erster Schritt könnte die Umsetzung in einem Projekt sein. Funktioniert die Methode beim Erproben? Klasse, dann bleiben Sie dran und stellen alles schrittweise um.

Viel Erfolg und Spaß bei der Umsetzung!