Wann ist ein Projekt ein Projekt?
- Wenn Sie an ein Projekt denken, dann sicherlich an etwas Planvolles, Komplexes, was einen bestimmten Zeitraum in Anspruch nimmt. David Allen sieht das hingegen aus einer anderen Perspektive. Er definiert alles als Projekt, was mehr als zwei Minuten Zeit beansprucht und mehr als eine Handlung benötigt.
- Um das Scheitern eines Projektes zu verhindern, braucht es im Grundsatz nur zwei einfache Schritte:
Wir sollten den gewünschten Endzustand nach der Bearbeitung bzw. Problemlösung formulieren – nur dann ist Erfolg messbar. Um umsetzungsstark an einem Projekt zu arbeiten, sollten wir direkt den nächsten Schritt, der uns dem gewünschten Ziel näherbringt, aufschreiben.
Projekte einfach planen mit den zwei Dimensionen
Bei der Anwendung der Methode in der Projektplanung unterscheidet man zwischen zwei Dimensionen:
- Horizontal – Werfen Sie einen Blick in die Breite Ihrer Projekte, an denen Sie aktuell beteiligt sind
- Vertikal – Gehen Sie in die Tiefe Ihrer Projekte und die to-do’s, die damit verbunden sind
Der Blick auf das große Ganze – die horizontale Dimension
Auch hier heißt das Erfolgsrezept „Schaffen Sie sich einen Prozess und leben Sie ihn“! Leben heißt in diesem Fall, dass Sie alles regelmäßig überprüfen und alle Updates eintragen. Nur eine permanente Aktualisierung ist in der Lage dazu, den Kopf langfristig zu entlasten. Mit folgenden Schritten gewinnen Sie einen Überblick zum aktuellen Stand Ihrer Projekte, an denen Sie beteiligt sind:
- Kopf und Eingangsboxen entleeren und in Listen bringen
- Durcharbeiten des Materials und Kategorisierung
- Entscheiden, ob akuter Handlungsbedarf besteht
- Nein – an die Seite damit. Sollte es etwas sein, dass zu einem späteren Zeitpunkt doch noch einmal relevant sein könnte, dann kommt es in das Wiedervorlagesystem.
- Ja – sollte es etwas sein, dass weniger als zwei Minuten Zeit kostet, dann erledigen Sie es unmittelbar oder delegieren Sie es an jemanden, der sich direkt darum kümmert. Sollten Sie sich nicht sofort damit beschäftigen können, dann terminieren Sie Ihre Handlung.
- Steht die Aufgabe in Zusammenhang mit einem Projekt? Gut, dann gehört es auf die Projektliste. Zum Projekt gehört eine Materialsammlung, ein nächster konkreter Handlungsschritt, zum Beispiel vermerkt im Kalender oder in einer Erinnerungsliste, unterteilt in die nächsten Schritte und Dinge, auf dessen Erledigung Sie warten müssen.
Der Blick auf die Details – die vertikale Dimension
- Das Warum hinterfragen – was ist der Zweck des Projektes?
- „Start with the end in mind“ – wie ist der gewünschte Zustand nach Abschluss des Projektes?
- Brainstorming – welche Möglichkeiten / Herangehensweisen gibt es, um diesen gewünschten Zustand zu realisieren?
- Den Ideen eine Struktur geben – Wer erledigt was bis wann?
- Der nächste Schritt in Richtung Ziel – welcher Schritt ist als nächstes notwendig und wann wird dieser ausgeführt?
Zu komplex? Nein!
Einige Dinge führen wir bereits intuitiv nach dieser Methode aus. An der einen oder anderen Stelle fehlt uns vielleicht noch die notwendige Konsequenz. Sicherlich müssen einige Abläufe zunächst verinnerlicht werden, aber wenn alles läuft, ist viel für uns drin: Der Weg zu mehr Gelassenheit!
