Ordnung im Kopf I Getting Things Done – Teil 1

Jeder kennt Situationen, in denen es zunächst den Anschein macht es wäre eine überschaubare Anzahl an Dingen, die zu erledigen sind, wie beispielsweise ein kleiner Einkauf, den Sie sich auch gerne als Gehirnjogging ohne Notizen merken und vor Ihrem geistigen Auge abspielen lassen. Während Sie jedoch unterwegs sind, verändert sich die Situation, statt eines kleinen Einkaufes kommt es zu einem Größeren und es ergeben sich weitere Dinge, die dringend erledigt werden müssen. Rasend schnell kommt es zu einem Gedankenchaos und als Sie nach Hause zurückkehren, merken Sie doch, dass das dringend benötigte Stück Butter leider fehlt. Sie ärgern sich, dass Ihnen diese entscheidende Kleinigkeit durchgegangen ist und stellen sich die Frage, wie Sie ein besseres Ordnungssystem im Kopf für Ihre Gedanken schaffen können?

Die GTD-Methode könnte die Lösung sein!

Zu viele Gedanken im Kopf können schnell als Belastung wahrgenommen werden. Deshalb machen Sie zunächst eine Gedankeninventur, indem Sie alles aus Ihrem Kopf herausholen, was zu einer mentalen Belastung führt. Das können ganz unterschiedliche Dinge sein, vorrangig aber all das, was durch das Organisieren des Alltags entsteht. Denken Sie beispielsweise an „nächste Woche muss ich unbedingt noch 
x erledigen, sonst passiert y“. Dann gehört dieser Punkt unbedingt auf Ihre Liste der Gedankeninventur.

Die „Getting Things Done Methode“ ist ein Selbstmanagementinstrument, die das schriftliche Planen mit einer durchgängigen Konsequenz verbindet und dabei den Fokus auf einen ganzheitlichen Ansatz legt. Es geht nicht darum nur die arbeitsrelevanten Themen zu erfassen, sondern alles aufzuschreiben, was es zu erledigen gibt. Sie entleeren ihren Kopf und befreien sich von allem was Sie belastet, Konzentration einbüßt und Sie ineffektiv werden lässt.

Folgen Sie dazu dieser einfachen Vorgehensweise:

1. Erfassen: Notieren Sie alle Gedanken, Aufgaben und Ideen, die Ihnen in den Sinn kommen. Verwenden Sie dafür Listen oder Eingangsboxen für E-Mails und Notizen.
2. Verknüpfen: Ordnen Sie jede Aufgabe einem konkreten Ziel oder Ergebnis zu. Verbinden Sie lose Enden mit einem Zweck und einer nächsten Handlung.
3. Kategorisieren: Teilen Sie Aufgaben und Projekte in Kategorien ein, z.B. Müll, Handlungsbedarf, sofort erledigen, später erledigen oder delegieren.
4. Entscheiden: Treffen Sie klare Entscheidungen darüber, was als nächstes zu tun ist. Vermeiden Sie hektischen Aktionismus und wählen Sie den konkreten nächsten Schritt für jedes Vorhaben.
5. Auf dem Laufenden bleiben: Halten Sie Ihre Terminkalender und Listen aktuell. Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig Ihre Aufgaben und Projekte.

Wozu das Ganze?

Warum passiert es eigentlich, dass Dinge zu unterschiedlichen Zeiten und Gelegenheiten ins Bewusstsein treten? Und gerade dann, wenn man es nicht gebrauchen kann? Ganz einfach. Unser Gehirn ist eine Erinnerungsmaschine und assoziiert Dinge miteinander. Es handelt dann getreu dem Motto, lieber immer mal wieder an etwas erinnern, bevor es gänzlich verloren geht.
Das ist auch der Grund, warum im Kopf so schnell nichts in Vergessenheit gerät. Immer wenn wir an etwas denken, was noch zu erledigen ist oder noch den Status „offen“ hat, macht das Gehirn daraus „ein loses Ende“. Es wartet nur darauf mit etwas verknüpft zu werden, wie beispielsweise mit einer Zielsetzung, einer Entscheidung oder einer konkreten Aktion. Passiert dies nicht, entsteht ein Knäuel aus losen Enden. Indem Sie Dinge terminieren und Sie im passenden Moment daran erinnert werden, wie durch Ihren Kalender, kommt es zu einer Entlastung im Kopf. Es ist Platz für Neues und wir lernen, dass unser Gehirn uns nicht immer wieder daran erinnern muss.

Wie starte ich?

Sich alles aufzuschreiben klingt erst mal nach einem unüberschaubaren Mehraufwand. Ja, es kostet zunächst etwas mehr Zeit, aber wird schnell zur Routine. Das Gehirn stellt sich schnell darauf ein, dass es Unterstützung durch eine externe, zuverlässige Erinnerungshilfe bekommt. Die positive Konsequenz ist eine organsiertere, konzentriertere Arbeitsweise, die zu weniger Stress und mehr Gelassenheit führt.

Wichtig ist, dass bei der GTD-Methode keine Priorisierung vorgenommen wird. Es gilt nicht zwischen wichtigen und unwichtigen to-do’s zu unterscheiden, sondern alle Dinge, die zu erledigenden sind auf Listen zu erfassen und diese immer wieder zu bearbeiten und damit zu aktualisieren.